FIWCスタッフミーティング議事録

日時：6月1日(月)18時～
場所：日本大学水道橋キャンパス
参加者：水野翔太、木村亮太、斎藤成美、吉村智子、平山賢
内容：運営スタッフMTG発足から今までの反省会、これからについて

議事録について

• 議事録係を二人設けて、
  Googleにアップ するときにローマ字、数字を半角になっているか？
  脱字などがないか？などを確認するべきであった。
• メーリスが回ってきた時に『OK』でもいいからメールを送り自分の意思を送るべきだった。
• 議事録を見て前年度スタッフからアドバイスをもらうべきであった。

メール対応について

• キャンパー募集に関してのメール対応メールがあたふたしてしまい、
  応募者に迷惑をかけてしまった。
  遠方からのメール対応について話し合うべきであった。
  googleに送信メールを送る。 (ロリポップは代表、広報のみ観覧可能)
• その他のメール対応相互リンクやフェスのお誘いの対応はどのようにすればよいか？

12月から4月までの反省

-12月-

• 目標設定が不十分であった。
• 体調不良、モチベーションが上がらないなどから集まりが悪かった。
• 定時に集合出来ておらず、時間通りにミーティングを始めることが出来なかった。
• 2週間はわからなくなるためミーティングの休みを空けない方がよい。
• 円滑に進めるためにもこの時期にもっと細かくスケジュールを組めば良かった。
• 各自が何をすればいいのかがわからなかった。
• わからなかくならないためにも昨年のスタッフに聞いたり、MTGに呼ぶべきだった。
• どんな団体にしたいかが見えていなかった。

-1月-

• この時期にもう少し説明会について話し合いを始めて、イメージを膨らませるべきだった。
  下見にいく水野のモチベーションは高まっていたが、
• 国内組は何をすればよいか分からなかったため、モチベーションがなかなか上がらなかった。
• 下見に行くメンバーだけでなくみんなで下見について話し合うことによって
  モチベーションを高めることが出来たし、何かもっと協力できたかもしれない。
• 下見中国内組でなにもできなかった。

-2月-

• 説明会場所や日時をこの時期にきめるべきであった。
• この時期に国内イベントできたのではないか？(フリマなど)
• MTGの雰囲気が重苦しく、みんな本音でなかなか話せなかった。

-3月-

• 下見が終わった後の振り返りが不十分であったため、もう少し必要ではないか？
• キャンパー募集をもう少し余裕をもってやろう。
• ビラ、ポスターは集客が少ないがモチベーションを高めるにはよいのではないか？
• 各部報告を定期的に行うべきであった。
• 下見報告書作成がうだうだしていた。
• パワーポイント作成合宿などを行い、この時期にパワーポイントを完成させるべきであった。

-4月-

• 3月中にパワーポイント作成が終了していたら国内活動ができたのではないか？
• mixiにUPがおろそかになっていた。
• リハーサルももっと早めにやるべきであった。

主に以上のことを話し合った。

これらのことが、うまく出来なかった事、
今まで運営がうまくいかなかった一番の原因として、
やはり最初の目標設定が不十分であったことが上げられた。

それが出来ていないまま、今日まで来てしまっため、
広報開始直前、説明会直前などで、いちいちあたふたする結果になってしまった。

最初のMTG、もしくは12月中に、運営スタッフの意識、
目標を近い目線に統一して、モチベーションを高める必要があった。

その上で、1年の予定をある程度、綿密に立て、それぞれの役割を明確にし、
各部で率先して早め早めに行動していれば、もっとスムーズに事が進んだかもしれない。

しかし、毎回ギリギリではあるが、OBに意見をもらい、
あたふたしながらも皆で協力して乗り越えてこれたのは、
悪くもあり、良かった点でもあった。

また、今回のMTGのような反省会を3か月に1回くらいのペース、
下見前か後、説明会後、などに入れるべきである。

その時々の自分のモチベーションや考え、
なぜ今、自分は運営スタッフとして活動しているのか、
などのことを振り返る場を設けることでメンバー同士お互いを理解しあうことができ、
より良いチームワークを作ることができるからだ。

キャンプに行ったことがないスタッフはどうか？

やはり、キャンプに参加した後でないと、
FIWCについて何も知らない状態なので、運営に携わっても何をすればよいか、
わからないため、難しい。もし来年の運営スタッフ募集でも新メンバーを呼ぶのならば、

• スタッフの人数が少ないときに募集する。
• ただし、下見を行けることを前提で募集する。

この2つを条件にして募集することが良いかもしれない。

しかし、今年の運営の反省として、最初の目標設定がきちんと出来ていなかったため、
キャンプ経験者も未経験者もうまく動き出せなかったが、
これが出来ていれば、もう少し未経験者もうまく関わることができるかもしれない。

引き継ぎについて

これらのことを振り返った上で、
来年度の運営スタッフ引き継ぎの時にどのように伝えていくか、
これから考えていく。

また、1度、去年の運営スタッフのメンバーにMTGに来てもらい、
今年1年の活動と反省を見てもらい、去年の1年間の活動や引き継ぎの話を聞き、
来年以降の団体のビジョンをより明確にするために、一緒に考えていきたい。

去年のスタッフには、
6月21日(日)にMTGをすることを伝え、運営スタッフMTGへの参加を募る。
もし予定が合わないようであれば別日程でまた調整をする。

国内イベントについて

キャンプ終了後、10月～11月頃にフィリピンキャンプのOB達を招いて、
関東委員会での報告会とは別に、
フィリピンキャンプの報告会＆フィリピンについての勉強会を開催するかどうか、
話し合った。

もし、開催するならば、
水野、木村、平山はこれからキャンプに向けての活動がより本格化するため、
率先して関わることができないため、国内スタッフが先導の下、
計画を立てていく必要がある。

次回MTGで開催するかどうかを、決断する。

今後の予定

6月15日　運営スタッフMTG＠日本大学水道橋キャンパス
6月21日に前年度スタッフを交えての反省会。
10月あたりにヌケさんを招いての勉強会を開催予定。

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